Informacja o przetwarzaniu danych

Wersja 1.0 | Data wejścia w życie: 01.09.2026

Niniejsza informacja spełnia obowiązki informacyjne wynikające z art. 13 i art. 14 RODO. Dotyczy użytkowników BudUP, w tym pracowników i współpracowników Klienta, zaproszonych kontrahentów oraz osób składających podpis elektroniczny w serwisie BudUP.

Dokument należy czytać łącznie z Regulaminem usługi BudUP, Polityką prywatności BudUP oraz Umową powierzenia przetwarzania danych osobowych.

1. Administrator danych i kontakt

Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z zakładaniem i obsługą kont użytkowników, prowadzeniem logów systemowych oraz korzystaniem z Generatora jest PROJEKTOWNIA spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Wiskitkach, ul. Błońska 13, 96-315 Wiskitki, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0001113122, NIP 5223302999, REGON 528986848, o kapitale zakładowym 50 000,00 zł (dalej „Administrator").

Kontakt: kontakt@budup.pl, tel. +48 509 071 015, adres korespondencyjny jak wyżej.

Administrator nie powołał inspektora ochrony danych. „BudUP" jest nazwą serwisu prowadzonego przez Administratora.

2. Podział ról w odniesieniu do danych projektowych

W odniesieniu do danych osobowych zawartych w dokumentach i danych projektowych wprowadzanych do BudUP administratorem jest Klient, a PROJEKTOWNIA przetwarza je jako podmiot przetwarzający, wyłącznie na udokumentowane polecenie Klienta i na zasadach określonych w umowie powierzenia przetwarzania danych.

Dotyczy to w szczególności danych osób wskazanych w dokumentach projektowych oraz osób zaproszonych przez Klienta do podpisu. Klient odpowiada za spełnienie obowiązków informacyjnych wobec tych osób, o ile przepisy prawa nie stanowią inaczej.

PROJEKTOWNIA jest natomiast administratorem danych konta, logów bezpieczeństwa, dziennika operacji, metadanych podpisu oraz danych Generatora — w zakresie niezbędnym do świadczenia usługi i zapewnienia jej bezpieczeństwa.

3. Kategorie osób i danych

Przetwarzanie może dotyczyć użytkowników BudUP, przedstawicieli Klienta, osób kontaktowych oraz osób zaproszonych do podpisu dokumentów.

• dane identyfikacyjne i kontaktowe: imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, stanowisko lub funkcja, firma; identyfikator konta i subdomena Klienta;
• dane konta użytkownika: identyfikator użytkownika, uprawnienia, status konta i informacja o uwierzytelnianiu dwuskładnikowym (2FA);
• dane techniczne i eksploatacyjne: adres IP, identyfikatory urządzenia lub przeglądarki, znaczniki czasu, informacje o logowaniu i aktywności w systemie, dziennik operacji;
• dane zawarte w dokumentach oraz danych projektowych przekazanych do BudUP przez Klienta;
• metadane podpisu: tożsamość podpisującego wynikająca z konta, data i czas podpisu, adres IP, suma kontrolna dokumentu z chwili podpisu oraz numer wersji zaakceptowanego oświadczenia woli; status zaproszenia i podpisu;
• dane Generatora: pola formularza użyte do wygenerowania dokumentu, adres e-mail odbiorcy oraz dziennik generacji;
• dane rozliczeniowe wyłącznie dotyczące płatnika, tj. firmy-Klienta. Zaproszeni kontrahenci nie dokonują płatności w BudUP.

Do BudUP nie należy wprowadzać danych szczególnych kategorii, o których mowa w art. 9 RODO, ani danych dotyczących wyroków skazujących i czynów zabronionych, o których mowa w art. 10 RODO — są one wyłączone umownie.

4. Cele i podstawy przetwarzania

• utworzenie i obsługa konta, zapewnienie działania BudUP i Generatora, uwierzytelnianie użytkowników, obsługa zgłoszeń i rozliczeń — art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy lub działania przed jej zawarciem);
• wypełnienie obowiązków prawnych, w szczególności rachunkowych i podatkowych — art. 6 ust. 1 lit. c RODO;
• bezpieczeństwo i rozliczalność, w tym zarządzanie dostępem, wymaganie 2FA dla ról decyzyjnych, prowadzenie dzienników operacji, zapobieganie nadużyciom oraz ustalanie, dochodzenie i obrona roszczeń — art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Administrator nie prowadzi marketingu bez odrębnej zgody. W ramach jednej operacji Generatora wysyłane są maksymalnie 3 wiadomości o charakterze wyłącznie transakcyjnym.

5. Odbiorcy danych

Odbiorcami mogą być także podmioty świadczące usługi księgowe lub prawne oraz organy uprawnione do otrzymania danych na podstawie przepisów prawa — wyłącznie w zakresie niezbędnym i z zapewnieniem odpowiednich gwarancji ochrony danych.

6. Transfer danych poza EOG

Dane osobowe nie są przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy ani do organizacji międzynarodowych.

7. Okres przechowywania danych

• konto i dane administracyjne — przez czas obowiązywania umowy z Klientem;
• dziennik operacji — przez czas trwania umowy z Klientem oraz 90 dni po jej zakończeniu;
• logi bezpieczeństwa — 12 miesięcy;
• Generator — dane wejściowe i pliki 30 dni, dziennik generacji 90 dni, link do pobrania ważny 30 dni;
• kopie zapasowe — wykonywane dobowo i przechowywane 14 dni; nie zastępują archiwizacji prowadzonej przez Klienta;
• eksport danych — Klient może wyeksportować dane przez 90 dni po zakończeniu umowy albo po zablokowaniu Konta, po czym dane produkcyjne wraz z bazą danych Klienta są trwale usuwane;
• pozostałe dane — przez okres niezbędny do realizacji celu, a następnie przez okres wymagany przepisami prawa albo potrzebny do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

8. Bezpieczeństwo danych

Uwierzytelnianie dwuskładnikowe (2FA) jest wymagane dla ról decyzyjnych. Dane każdego Klienta są utrzymywane w odrębnej, fizycznie wydzielonej bazie danych, a każdy Klient korzysta z własnej subdomeny. Serwery i obsługa poczty są zlokalizowane na terytorium Polski. Administrator stosuje ponadto kontrolę dostępu, rejestrowanie operacji, szyfrowanie transmisji oraz procedury reagowania na incydenty.

9. Źródła danych (art. 14 RODO)

Jeżeli dane osoby zaproszonej do podpisu lub użytkownika nie zostały pozyskane bezpośrednio od tej osoby, ich źródłem jest Klient — w tym pracodawca, zleceniodawca albo osoba zapraszająca do projektu, działająca w imieniu Klienta — albo uzupełnienia dokonane przez samego użytkownika w aplikacji BudUP.

10. Prawa osób, których dane dotyczą

W zakresie, w którym administratorem jest PROJEKTOWNIA, osobie przysługuje prawo dostępu do danych, ich sprostowania, ograniczenia przetwarzania, usunięcia, przenoszenia danych oraz prawo sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, można ją wycofać w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed wycofaniem.

Osobie przysługuje również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

W odniesieniu do danych, dla których administratorem jest Klient, wnioski dotyczące realizacji praw należy kierować do Klienta. PROJEKTOWNIA, działając jako podmiot przetwarzający, przekaże otrzymane zgłoszenie właściwemu administratorowi.

11. Obowiązek podania danych i zautomatyzowane decyzje

Podanie danych niezbędnych do utworzenia konta, uwierzytelnienia, obsługi zaproszenia do podpisu lub realizacji umowy jest konieczne do korzystania z odpowiedniej funkcjonalności BudUP; niepodanie tych danych może uniemożliwić utworzenie konta, dostęp do Generatora albo realizację procesu podpisu. Podanie numeru telefonu jest co do zasady opcjonalne, z wyjątkiem przypadków, w których jest wymagany do dodatkowej weryfikacji.

Dane nie są wykorzystywane do podejmowania decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywoływałyby wobec osoby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nią wpływały.

12. Wersjonowanie dokumentu

Administrator może aktualizować niniejszą informację w przypadku zmian przepisów, funkcjonalności BudUP, sposobów przetwarzania danych lub stosowanych środków bezpieczeństwa. Aktualna wersja dokumentu jest oznaczona numerem wersji i datą wejścia w życie; wersje archiwalne pozostają dostępne do wglądu.