Polityka prywatności

Wersja 2.0 | Data wejścia w życie: 01.09.2026

Niniejsza Polityka prywatności BudUP („Polityka") opisuje zasady przetwarzania danych osobowych w związku z korzystaniem z serwisu i usług BudUP. Polityka została przygotowana zgodnie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 („RODO").

1. Administrator i kontakt

Administratorem danych osobowych przetwarzanych w zakresie wskazanym w niniejszej Polityce jest PROJEKTOWNIA spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Wiskitkach, ul. Błońska 13, 96-315 Wiskitki, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XIV Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS 0001113122, NIP 5223302999, REGON 528986848 (dalej „Administrator") — w szczególności w odniesieniu do kont użytkowników, rozliczeń, dzienników i logów systemowych oraz Generatora BudUP.

Kontakt z Administratorem: kontakt@budup.pl, tel. +48 509 071 015, adres korespondencyjny jak wyżej.

Inspektor ochrony danych: Administrator nie powołał inspektora ochrony danych. We wszelkich sprawach dotyczących danych osobowych należy kontaktować się bezpośrednio z Administratorem, korzystając z kanałów wskazanych powyżej.

2. Role w przetwarzaniu danych

Jeżeli PROJEKTOWNIA przetwarza dane z projektów lub budowy w imieniu Klienta, zasady tego powierzenia, w tym instrukcje Klienta i środki bezpieczeństwa, określa umowa z Klientem oraz umowa powierzenia przetwarzania danych. W takim przypadku żądania dotyczące realizacji praw należy kierować do Klienta jako administratora; Administrator przekaże otrzymane zgłoszenie właściwemu administratorowi.

3. Kategorie danych

• dane identyfikacyjne i kontaktowe, w tym imię, nazwisko, stanowisko, firma, adres e-mail i numer telefonu;
• dane konta, w tym identyfikator użytkownika, uprawnienia, ustawienia, informacja o uwierzytelnianiu dwuskładnikowym oraz historia dostępu;
• dane rozliczeniowe i transakcyjne, w zakresie koniecznym do obsługi umowy i obowiązków księgowych;
• dziennik operacji, obejmujący informacje o działaniach wykonywanych w systemie;
• logi bezpieczeństwa, w tym adres IP, informacje o urządzeniu, czasie dostępu i zdarzeniach bezpieczeństwa;
• metadane podpisu: osoba podpisująca, data i czas podpisu, adres IP, suma kontrolna dokumentu z chwili podpisu oraz numer wersji zaakceptowanego oświadczenia woli;
• dane Generatora: pola formularza użyte do wygenerowania dokumentu, adres e-mail odbiorcy oraz dziennik generacji.

Do BudUP nie należy wprowadzać danych, o których mowa w art. 9 i 10 RODO; są one wyłączone umownie na podstawie Regulaminu.

4. Cele i podstawy prawne przetwarzania

Administrator przetwarza dane osobowe wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji poniższych celów:

• zawarcia i wykonania umowy, prowadzenia konta oraz świadczenia usług BudUP — art. 6 ust. 1 lit. b RODO;
• wypełnienia obowiązków prawnych, w szczególności podatkowych i księgowych — art. 6 ust. 1 lit. c RODO;
• zapewnienia bezpieczeństwa usług, zapobiegania nadużyciom, ustalania, dochodzenia i obrony roszczeń — art. 6 ust. 1 lit. f RODO, tj. prawnie uzasadniony interes Administratora;
• w odniesieniu do Generatora BudUP — wygenerowania dokumentu i jego doręczenia w maksymalnie trzech wiadomościach transakcyjnych — art. 6 ust. 1 lit. b RODO, a w zakresie bezpieczeństwa procesu generacji — art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Administrator nie wykorzystuje danych z Generatora do celów marketingowych i nie prowadzi profilowania.

5. Odbiorcy danych i transfery

Dane mogą być powierzane podmiotom przetwarzającym, które zapewniają odpowiednie środki ochrony danych:

PayPro S.A. (Przelewy24), ul. Pastelowa 8, 60-198 Poznań, jest odrębnym administratorem danych transakcyjnych przetwarzanych w związku z obsługą płatności elektronicznych i przetwarza je jako dostawca usług płatniczych.

Odbiorcami mogą być także podmioty świadczące usługi księgowe lub prawne oraz organy uprawnione do otrzymania danych na podstawie przepisów prawa — wyłącznie w zakresie niezbędnym i z zapewnieniem odpowiednich gwarancji ochrony danych.

Brak transferów poza EOG. Administrator nie przekazuje danych osobowych do państw trzecich ani organizacji międzynarodowych poza Europejskim Obszarem Gospodarczym.

6. Okresy przechowywania danych

Eksport danych. Klient może wyeksportować swoje dane w terminie 90 dni po zakończeniu umowy albo po zablokowaniu Konta, przy czym eksport pozostaje dostępny również w czasie blokady. Po upływie tego terminu dane produkcyjne wraz z bazą danych Klienta są trwale usuwane; usunięcie z kopii zapasowych następuje w najbliższym cyklu ich wymiany, nie później niż w ciągu 14 dni.

7. Prawa osób, których dane dotyczą

Osobie, której dane dotyczą, przysługują prawa określone w art. 15–22 RODO, w szczególności prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, wniesienia sprzeciwu oraz — gdy przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody — cofnięcia zgody w dowolnym czasie bez wpływu na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania.

Żądania dotyczące realizacji praw należy kierować do Administratora kanałami wskazanymi w pkt 1. Osoba, której dane dotyczą, ma również prawo wnieść skargę do organu nadzorczego — w Polsce do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

8. Cookies i sesja

Serwis używa wyłącznie plików cookies i mechanizmów sesyjnych niezbędnych do prawidłowego działania, uwierzytelniania oraz utrzymania bezpieczeństwa sesji. Standardowy czas życia sesji wynosi około 2 godzin. Serwis nie wykorzystuje cookies analitycznych ani marketingowych.

9. Bezpieczeństwo

Administrator stosuje odpowiednie środki organizacyjne i techniczne, uwzględniające ryzyko dla praw i wolności osób fizycznych. Obejmują one w szczególności kontrolę dostępu, rozdzielenie uprawnień, rejestrowanie zdarzeń, zabezpieczenie transmisji i przechowywania danych oraz procedury reagowania na incydenty.

Dane każdego Klienta są utrzymywane w odrębnej, fizycznie wydzielonej bazie danych, a każdy Klient korzysta z własnej subdomeny, co ogranicza ryzyko nieuprawnionego dostępu między środowiskami Klientów. Uwierzytelnianie dwuskładnikowe (2FA) jest wymagane dla ról decyzyjnych. Serwery i obsługa poczty są zlokalizowane na terytorium Polski.

10. Zautomatyzowane decyzje

Administrator nie podejmuje wobec osób decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywoływałyby wobec nich skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nie wpływały.

11. Wersjonowanie Polityki

Aktualna wersja Polityki jest publikowana w serwisie BudUP i oznaczona numerem wersji oraz datą wejścia w życie. Administrator prowadzi archiwum poprzednich wersji oraz zapisuje numer wersji zaakceptowanej przez użytkownika. Zmiany wchodzą w życie w terminie wskazanym przy opublikowanej wersji, z poszanowaniem praw osób, których dane dotyczą.